仕事で役立つビジネス会話・コミュニケーションの基本ルール3つ

こんにちは。

激務の心得は読み切り型のミニサイトなのであまり更新頻度は高くないのですが、久しぶりに「こ、これは!」というネタかつ、激務の心得でも取り上げたほうがいいネタなので、取り上げようと思います。

何かとホットな吉本興業の岡本社長の記者会見です。こちらのツイートが問題点がまとまっていました。

似たようなコミュニケーションを仕事上でも何度も見たことがあります。どうすればこのようなディスコミュニケーションに陥らないかを考えていきましょう。

コミュ障と言われないための3つの基本ルール

質問(Q)に対して回答(A)を返す

質問されたら質問に対する回答を答えましょう。意外とこれができていない方がいらっしゃいます。
コミュニケーションはキャッチボールなのですから、相手から投げられたボールを受け止めて、相手が受け取れるボールを返さなくてはなりません。相手がとれないボールを返すとこうなります。

特にこの場面に遭遇するのは、ビジネスにおいては何かやらかしてしまった部下が上司に怒られる場面でしょう。部下は怒られるのが嫌で上司の質問に答えずに必死に俺は悪くないという理由を並べます。そこでお決まりの一言。

ゴルゴ13のような古いマンガであっても、ハンターハンターのような最近の漫画であってもコミュニケーションのシーンの中でよく描かれます。
実社会では、特に失敗を物凄くネガティブに捉える優秀とされている人達には多いです。

どんな時でも、相手の知りたいことにまずは答えましょう。質問に対する回答と言い訳の順番を間違えてはいけません。必ず回答→言い訳です。順番を間違えると賢い相手ほどイライラを募らせて、状況は悪化します。

逆に言えば、これができるとコミュニケーションの節約にもなり、不毛な会話を減らすことが出来ます。コミュ障の人ほど、このスキルを身に着けて会話の時間を短縮してみてはどうでしょうか。

結論を最初に言う

前述のQに対してAを答えるとセットで抑えておきたいのが「結論を最初に言う」というルールです。
仕事で上司とコミュニケーションする際に、こんな風に言われたことありませんか?

上司くん
上司くん
あの件ってどうなりました?
先方から連絡ありまして、先方の社内で共有したらXXXで、
アソシくん
アソシくん
上司くん
上司くん
あ、ごめん。
まずは結論どうなったか教えて。

特に忙しい人は、結論を知りたがります。その結論に至るまでの過程には興味を示しません。30分のミーティングの内容を共有する為に30分かけて説明されたら嫌ですよね?

結論に対して「なぜ?」と思ったら、相手が勝手に掘り下げて来ることでしょう。

ビジネスは出口のないガールズトーク的なコミュニケーションを楽しむ場ではありませんし、話を起承転結織り交ぜて面白おかしく聞かせる場でもありません。まずは相手が知りたいことを最初に教えてあげましょう。

質問の意図が理解できなかったら聞き返す

コミュニケーションが上手な人のやり取りの中で、質問されたらその質問に答える前に、下記のように質問の意図を確認することがあります。

Qの人
Qの人
今期は市場環境も厳しく、年末商戦は苦戦を強いられると思います。その一方で事業計画は修正せずに当初計画のままですが、実際の所どんな感じでしょうか?また、何か施策があるのでしょうか。
質問の意図は、「今期着地が計画未達になりそうに見えるけど、どうやって挽回するのか」という理解であってますか?
Aの人
Aの人
Qの人
Qの人
はい、そうです。

質問者には意図があります。
質問者が丁寧な方だと婉曲な表現を使って、遠まわしに聞いてくることがありますが、コミュニケーションが上手な方は、「質問の意図はこういうことですか?」と聞き返します。質問者の意図に合った回答をしよう聞きたいことをより明確にして、自分の言葉を準備します。

逆に言えば、質問者の意図がよくわからなかったら、回答する前にその部分を確認しましょう。これをやるだけでも会話のロスが減りますよ。

まとめ:コミュ力を高めたいならまずはシンプルなキャッチボールからはじめよう


コミュニケーションにはいろんな形がありますが、コミュ力が高い人に共通しているのは、シンプルなキャッチボールができることです。

シンプルな話のキャッチボールが出来ない人は、応用編である「お笑い芸人のように上手に人を惹きつけるトーク」も「ビジネスの契約交渉といった高度なコミュニケーション」もできるようにはなりません。

コミュニケーションが苦手な人、「俺、どちらかというとコミュ障なんだよね」という方は、まずはこのルールを抑えて会話をするように意識してみてください。ビジネスの基礎力があがるだけでなく、日常生活においてもきっと役に立ちますよ。

以上「仕事で役立つビジネス会話・コミュニケーションの基本ルール3つ」でした。

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