1時間速く仕事を終わらせるためのテクニック チーム運営編

Team, Work
プロジェクトは常にバタバタしており、忙しいものです。
「忙しい!」や「時間が無い」と思っていませんか?
そもそも時間とは捻出するものです。
時間捻出テクニックのチーム運営編を紹介します。

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テクニック1:重たいミーティングは月曜に入れない


月曜に重た目のミーティングを入れると何か問題が発生した際に、ミーティングの準備で週末が潰れてしまうことがあります。
火曜であれば、月曜にリカバリーがききますので週末を潰さずに済みます。
週末にしっかりと休むためにも月曜に準備に時間がかかるような重たいミーティングを入れるのは避けましょう。

テクニック2:クライアントとのミーティングは、こちらから指定し主導権を握る

johnhain / Pixabay


スケジュール調整をする際に、受動的に相手の候補日をいくつかもらってから調整しようとする人がいます。
相手の候補を貰う前にこちらから「この日はどうですか?」と指定しましょう。
それだけで無駄なメールのやり取りが減ります。
スケジュール調整をこちらで握ってしまえば、こちらが全体をコントロールしやすくなります。
こちらの都合に合わせてもらえるように、積極的に主導権を取りに行きましょう。

テクニック3:チーム内ミーティングでは、アジェンダをホワイトボードに書いておく

bykst / Pixabay


「時間がない」「忙しい」という人に限って、意味の無い会議をダラダラとやっていたり、出口の無い同じような話を繰り返していたりします。
会議の目的とアジェンダを明確にして、ホワイトボードに事前に書き出しておきましょう。
これがあるだけでも迷走や脱線が減ります。アジェンダごとに時間を割り振っておくと更に効率的にできます。

テクニック4:チームメンバーが抱えているタスクを常に見える化しておく

Pixelkollektor / Pixabay


これはプロマネの方は特に気をつける必要がありますが、常に誰が何を今やっているかといったリソースの空き状況は気を配りましょう。
毎朝チームメンバーに「今日はこれとこれとこれですね」といったタスク一覧を共有してから開始しても構いません。
とにかく無駄にボケーっとしている隙間時間ができ無いようにしましょう。
逆にタスクがなくなったメンバーはさっさと帰りましょう。
やることないのに残るのであれば、家に帰ってリフレッシュした方が個人もチームも幸せになります。

テクニック5:終了時間をメンバーに宣言する/させる


人は終了時間が決まっている方が効率があがります。
飲み会でもなんでも用事がある人に対しては(自分も含めて)「今日は飲み会があるので19時にはあがらせてください」と宣言してもらいましょう。
仕事以外のことをすることも良い仕事をする上では重要です。プロマネの方は快く認めて、送り出してください。
その方が次の日のパフォーマンスもあがります。

テクニック6:資料は30〜50%できた段階で一度共有する


資料を作成する際には、いったん30〜50%ぐらい出来た段階で共有しましょう。
この段階でイメージとずれていたら、ダメージはそこまで大きく無いし、リカバーも効きます。
しかし、相当作り込んだ段階で共有して、方向性そのものが異なっていたら目も当てられません。
リカバーも効きにくくなります。
大きな間違えを回避して、作業の手戻りを減らすことによって無駄な時間を減らしましょう。
仕事が出来ない人は、この30-50%で一度共有するという行為が出来ません。
早い段階で、チーム内で間違える分には大した問題になりませんので、早い段階でチェックしてもらいましょう。

テクニック7:SOSは早めに出す/出させる


これもテクニック6に通じるモノがありますが、直前まで何も言わず間際になって、「やっぱりダメでした」という人がいます。
これは、最悪です。
仕事が出来る人はこれをやると一瞬で冷めますし、評価は底辺まで下がってしまいます。
プロマネは常にSOSを出すことは悪いことでは無いと周知し、新人や若者は困ったらすぐに相談しましょう。
もっとも罪深いのは非効率です。
非効率に比べたら「私は頭が悪いからわからない。教えて欲しい!!助けて〜」と言ったほうが人事評価もあがります。
とにかくSOSを出すのを遠慮しないでください。

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